Заявки
Вся информация о перевозке находится в одной карточке и проходит через заданные этапы работы.
CRM / ERP · автоматизация · Android-приложение
CRM для грузоперевозок: от заявки до оплаты и записи звонка
Для транспортной компании разработали собственную CRM, в которой собраны работа с заявками, клиентами, перевозчиками, этапами перевозки, расчётами, задачами и телефонными разговорами. Внутренняя система транспортной компании — без необходимости подстраивать работу под стандартную логику коробочной CRM.
Задача
Собрать работу с перевозками в единой системе и сделать руководителю понятной текущую ситуацию по заявкам, оплатам и работе сотрудников.
Решение
Собственная CRM для грузоперевозок + Android-приложение для передачи телефонных звонков.
Результат
Заявки, клиенты, перевозчики, статусы, звонки, задачи, расчёты и финансовая информация связаны между собой в одной системе.
Что должна решать такая CRM
У перевозки достаточно длинный жизненный цикл. Это не просто «лид → продажа → закрыли сделку». CRM должна понимать именно перевозку как бизнес-процесс:
- обращение клиента;
- расчёт перевозки;
- согласование;
- поиск / назначение перевозчика;
- ожидание оплаты;
- машина в пути;
- закрытие перевозки;
- финансовые расчёты и архив.
Поэтому стандартной карточки сделки недостаточно.
Что разработали
Клиенты
Отдельный справочник клиентов и история связанной работы.
Перевозчики
База перевозчиков, с которыми работает компания.
Воронка перевозок
Визуальное управление текущими заявками по этапам.
Задачи
Рабочие задачи сотрудников связаны с процессом CRM.
Дебиторская задолженность
Руководитель видит перевозки, по которым ожидается оплата.
Аналитика
Данные по заявкам и работе компании собираются внутри системы.
Доходы и расходы
Финансовая часть перевозок учитывается вместе с операционной.
Рабочий дашборд
Руководителю не нужно собирать картину по сотрудникам. На главном экране собрана оперативная информация:
- новые заявки;
- подтверждённые заявки;
- перевозки на сегодня;
- машины в пути;
- дебиторская задолженность;
- источники заявок;
- задачи;
- активные перевозки.
Дашборд показывает не абстрактные показатели CRM, а то, что важно руководителю транспортной компании сегодня.
Воронка перевозки
Заявки отображаются на Kanban-доске и проходят этапы, соответствующие реальному процессу компании:
- Заказ;
- Оформили / есть машина;
- Ждём оплату;
- В пути;
- Архив;
- Отмена.
Карточка заявки перемещается между этапами по мере выполнения перевозки. Этапы воронки можно адаптировать под процесс компании, а не менять работу компании под фиксированный набор статусов.
Расчёт стоимости встроен прямо в CRM
Менеджеру не нужно открывать отдельный Excel или калькулятор. При расчёте можно учитывать параметры перевозки:
- расстояние;
- вес;
- объём;
- длину груза / кузова;
- способ оплаты;
- регион клиента;
- грузчиков;
- дополнительные услуги;
- тариф.
Расчёт стоимости становится частью рабочего процесса, а не отдельной таблицей рядом с CRM. К расчёту можно добавить комментарий.
Телефонные разговоры тоже находятся в CRM
Менеджеры общаются с клиентами по телефону, поэтому существенная часть информации появляется именно в разговоре. Чтобы звонки не оставались отдельно от заявки, сделали связку с Android-приложением.
- звонок проходит через рабочий телефон — берутся записи разговоров с нужной SIM-карты;
- Android-приложение передаёт запись в CRM вместе с необходимыми данными;
- CRM связывает звонок с клиентом и заявкой — видны дата, время, направление, номер, длительность, клиент, заявка и аудиозапись;
- разговор можно прослушать прямо в CRM, не ища запись на телефоне сотрудника.
Транскрибация и хранение записей
Записи разговоров заранее транскрибируются. В карточке заявки для звонков предусмотрен отдельный раздел, где пользователь может увидеть историю разговоров, прослушать запись и открыть текстовую расшифровку.
После закрытия сделки аудиозапись хранится ограниченное время — через месяц файл автоматически удаляется, а текстовая транскрибация остаётся в CRM. Пока заявка активна, можно слушать оригинал; после закрытия сохраняется содержание разговора; сервер не превращается в бесконечное хранилище аудиофайлов.
Android-приложение
CRM работает на сервере, а разговор происходит на Android-телефоне сотрудника.
Для проекта разработано отдельное приложение, которое обеспечивает передачу нужных записей разговоров из телефона в корпоративную систему.
Связь сущностей
Клиент
Заявка на перевозку
Звонки
Задачи
Расчёты
Перевозка
Оплата / финансы
Архив
Как выглядит система
Что изменилось после запуска
- вокруг заявки собирается весь связанный процесс перевозки;
- новые заявки, оплаты, машины в пути и активная работа находятся на одном дашборде;
- текущий этап каждой перевозки виден сразу;
- расчёт встроен в CRM и не отделён от заявки;
- телефонные разговоры стали частью истории клиента — записи и транскрибации связаны с CRM;
- старые аудиофайлы удаляются автоматически, а текст разговора сохраняется.
Было
- Длинный жизненный цикл перевозки
- Расчёт, перевозчик, оплата и звонки отдельно
- Стандартная CRM не подходит
Стало
- Весь процесс в одной системе
- Дашборд и воронка для руководителя
- Звонки и транскрибации в CRM
Что здесь технически интересно
CRM + телефония + мобильное приложение. Проект объединяет несколько разных контуров:
- веб-система — основной рабочий интерфейс сотрудников;
- CRM-логика — заявки, воронка, клиенты и перевозчики;
- расчёты — калькуляция стоимости перевозки;
- телефония — история и аудиозаписи разговоров;
- транскрибация — текстовые версии телефонных разговоров;
- Android-приложение — передача записей с рабочего телефона в CRM;
- фоновая автоматизация — очистка старого аудио при сохранении транскрипции.
Это уже выглядит как серьёзная индивидуальная система, а не «мы поставили CRM и настроили поля».
Технологии
- PHP
- собственная CRM
- Android-приложение
Telegram
MAX
VK