Заявки в одной таблице, оплаты — в другой
Чтобы понять состояние клиента или заказа, приходится открывать несколько файлов.
Бизнес вырос, а управление осталось в Excel?
Excel отлично работает, пока процессов немного. Но когда появляются сотрудники, заявки, документы, статусы и несколько таблиц — бизнес начинает зависеть от ручной работы и памяти людей.
Я разбираю такой процесс и собираю его в единую систему — под то, как компания уже работает.
Техническое задание не нужно. Можно показать таблицу или просто рассказать процесс своими словами.
Узнаёте свою работу?
Обычно проблема не в самом Excel. Проблема в том, сколько ручной работы начинает появляться вокруг него.
У каждого своя версия файла
Кто-то скачал копию, кто-то поменял структуру, кто-то работает в старой версии.
Информация остаётся в чатах
Часть договорённостей живёт в Telegram, WhatsApp или личных сообщениях сотрудников.
Одни данные вводятся несколько раз
Сотрудник переносит клиента, сумму, адрес или статус из одного места в другое вручную.
Руководителю приходится спрашивать
Чтобы узнать текущую ситуацию, нужно написать менеджеру, бухгалтеру, логисту или собрать отчёт вручную.
Ушёл сотрудник — ушло знание процесса
Часть системы существует не в программе, а в голове конкретного человека.
Иногда Excel менять вообще не нужно
Если таблицей пользуется один-два человека, данные понятны, ошибки редки и руководитель получает нужную информацию без ручной сборки — разработка собственной системы может просто не окупиться.
Я не предлагаю писать программу только потому, что «Excel устарел».
Имеет смысл что-то менять, когда таблицы начинают создавать больше ручной работы, чем экономят.
Если проблему можно решить нормальной таблицей — я так и скажу.
А вот здесь автоматизация уже начинает окупаться
- с системой работают несколько сотрудников;
- появляются разные роли и права доступа;
- один объект проходит несколько этапов;
- есть документы и вложения;
- нужны напоминания и автоматические действия;
- требуется история изменений;
- данные нужно собирать из нескольких источников;
- руководителю нужны актуальные показатели;
- ошибки ручного переноса начинают стоить денег или клиентов.
Что меняется после автоматизации
Сейчас
- Excel
- чаты
- файлы
- бумага
- ручное копирование
- вопросы сотрудникам
- несколько версий данных
В системе
- единая база
- карточка клиента / заказа / объекта
- статусы
- задачи
- документы
- история действий
- роли и права
- отчёты руководителю
Это не означает, что нужно автоматизировать всё сразу. Обычно начинаем с процесса, который создаёт больше всего ручной работы.
Как бумажный учёт доставки превратился в систему
Реальный пример: курьерская доставка питания.
Было
Часть информации о доставках хранилась на бумаге. Можно было потерять запись или не сразу понять состояние доставки. Руководителю приходилось отдельно сводить, сколько денег должны вернуть курьеры.
Сделали
Разработали электронную систему учёта доставок и приложение для курьеров.
Стало
- доставки находятся в единой системе;
- видно состояние заказов;
- фиксируются расчёты с курьерами;
- руководитель видит информацию без ручного сведения бумажных записей.
Что можно собрать в одной системе
Не обязательно всё. Состав системы зависит от конкретного процесса.
Клиенты и заявки
Обращения из разных каналов в одном месте.
Заказы / сделки / объекты
Карточка с этапами и связанными данными.
Задачи сотрудников
Кто что делает и к какому сроку.
Документы и файлы
Вложения рядом с нужным объектом, а не в папках «где-то».
Статусы и этапы
Понятное движение процесса без ручных пометок.
Оплаты и расчёты
Фиксация сумм и долгов без сводки в конце недели.
Уведомления
Напоминания сотрудникам и клиентам по событиям.
Отчёты руководителю
Актуальные показатели без ручной сборки Excel.
Интеграции с сайтом и сервисами
Данные не переносятся руками между системами.
Для начала не нужно писать техническое задание
1
Показываете, как работаете сейчас
Можно прислать Excel, скриншоты, документы или просто рассказать процесс.
2
Я разбираю процесс
Смотрю, где появляется ручная работа, дублирование данных и зависимость от сотрудников.
3
Предлагаю вариант
Говорю, что имеет смысл автоматизировать, что можно оставить как есть и с чего лучше начать.
Telegram
MAX
VKЧастые вопросы
Нужно полностью отказываться от Excel?
Нет. Иногда часть таблиц имеет смысл оставить. Автоматизировать стоит только то, где это действительно упрощает работу.
У нас нет технического задания. Это проблема?
Нет. Для первого разговора достаточно показать, как процесс устроен сейчас.
А если у нас уже есть CRM или 1С?
Не обязательно всё заменять. Новую систему можно связать с существующими сервисами или автоматизировать только недостающий процесс.
Можно начать с небольшой части?
Да. Это предпочтительный вариант: сначала решить один конкретный процесс и проверить систему на реальной работе.
Сколько это стоит?
Зависит от процесса и объёма первой версии. После разбора задачи я смогу предложить состав MVP и оценить разработку. Если собственная система для задачи экономически не имеет смысла — скажу об этом сразу.
Покажите, на чём сейчас держится ваш учёт
Можно отправить таблицу, скриншот или просто описать процесс своими словами. Я посмотрю, где здесь вообще имеет смысл автоматизация.
или написать напрямую в Telegram / MAX
Покажите, как всё устроено сейчас
Можно просто описать процесс или приложить таблицу / скриншот.